Con l’evoluzione delle leggi sulla protezione dei dati personali a livello globale emerge un tema comune: la restituzione agli individui del controllo sui propri dati. Questo cambiamento mette i diritti degli interessati al centro della conformità normativa GDPR.
Rispettare questi diritti non è solo un obbligo legale per le aziende, ma anche una necessità strategica. Implementare in modo efficiente la gestione dei diritti degli interessati è ormai un pilastro fondamentale dei programmi di privacy moderni.
Cosa si intende per diritti degli interessati?
Con “diritti degli interessarti” si intendono le prerogative riconosciute agli individui in merito al trattamento dei propri dati personali. Secondo normative come il GDPR, questi diritti includono generalmente:
- Diritto di accesso: possibilità per l’interessato di ottenere una copia dei propri dati personali.
- Diritto di rettifica: correzione di dati inesatti o non aggiornati.
- Diritto all’oblio: eliminazione dei propri dati in determinate circostanze.
- Diritto alla portabilità dei dati: ricezione dei propri dati in formato leggibile da macchina.
- Diritto alla revoca del consenso: possibilità di ritirare il consenso precedentemente fornito.
- Diritto al reclamo: facoltà di presentare segnalazioni o reclami se i diritti non vengono rispettati.
Sebbene sembrino diritti chiari, gestirli su larga scala può diventare estremamente complesso, specialmente quando i dati sono distribuiti tra cloud, sistemi interni e applicazioni di terze parti.
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Perché la gestione dei diritti degli interessati è fondamentale?
- Conformità normativa e riduzione del rischio: la mancata osservanza può portare a sanzioni pesanti, controlli da parte delle Autorità e danni reputazionali. Il GDPR, ad esempio, conferisce alle Autorità di controllo il potere di imporre sanzioni amministrative fino a 20 milioni di euro o, nel caso di imprese, fino al 4% del fatturato annuo totale, se superiore, in caso di violazione dei diritti degli interessati.
- Fiducia e trasparenza: rispondere in modo corretto e puntuale alle richieste degli interessati dimostra trasparenza e rispetto per la privacy, rafforzando la fiducia dei clienti e migliorando la reputazione del brand.
- Prontezza operativa: affidarsi a processi manuali può rallentare le risposte e generare errori. Automatizzare la gestione delle richieste consente maggiore efficienza operativa e riduce l’esposizione ai rischi di varia natura.
- Tracciabilità e responsabilità: ogni azione intrapresa per soddisfare una richiesta deve essere registrata e documentata. Questo è essenziale per dimostrare la conformità in caso di audit o indagini.
Il ruolo della Data Discovery
È fondamentale sapere dove si trovano i dati personali dell’interessato. In questo, la data discovery (scoperta e mappatura dei dati) è uno strumento chiave.
Un sistema di data discovery efficace permette di:
- Identificare tutti i sistemi e archivi che contengono dati personali.
- Collegare i dati a individui specifici o ai loro identificatori.
- Recuperare, correggere, cancellare o trasferire i dati in modo preciso e veloce.
Senza una visibilità completa sui dati, ogni programma di gestione dei diritti rischia di fallire, portando a risposte incomplete, ritardi o non conformità.
Le principali sfide
Nonostante l’importanza crescente, molte organizzazioni faticano a implementare una gestione efficace dei diritti degli interessati, a causa di:
- Ambienti frammentati: i dati personali sono spesso archiviati in silos, difficili da integrare.
- Processi manuali: gestire le richieste manualmente può generare ritardi ed errori.
- Verifica dell’identità: è cruciale accertarsi dell’identità del richiedente per evitare abusi.
- Assenza di tracciabilità: senza un sistema di mappatura, è difficile dimostrare la conformità.
Costruire un framework scalabile per la gestione dei diritti
Per superare queste sfide, le organizzazioni devono investire in tecnologie e processi che automatizzino e semplifichino l’intero ciclo di vita delle richieste. Un framework maturo dovrebbe includere:
- Portale centralizzato: per la raccolta e gestione delle richieste da parte degli interessati.
- Mappatura automatica dei dati: grazie a strumenti di data discovery per individuare rapidamente i dati rilevanti.
- Automazione dei flussi di lavoro: per gestire le richieste in modo strutturato, con scadenze e livelli di escalation.
- Verifica dell’identità e gestione del consenso: solo utenti verificati possono inviare richieste; il consenso deve essere tracciato.
- Logging completo: ogni attività deve essere registrata in un audit trail non modificabile.
Il futuro della Privacy è nell’Empowerment
Man mano che le normative sulla privacy maturano, l’attenzione si sposta dalla semplice protezione dei dati all’empowerment degli individui. Gli interessati non sono più soggetti passivi, ma attori attivi nella gestione delle proprie informazioni. Le organizzazioni che integrano la gestione dei diritti nella propria strategia di data governance non solo resteranno conformi, ma costruiranno anche un vantaggio competitivo fondato sulla fiducia.
La Data Privacy Suite di Seqrite è progettata per aiutare le aziende a gestire in modo sicuro e scalabile i diritti degli interessati. Dall’automazione delle richieste alla verifica dell’identità, fino alla discovery data in tempo reale e a registri sempre pronti per un audit, Seqrite consente di garantire la conformità in modo più rapido, intelligente e su larga scala.
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