Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha segnato una svolta radicale nella protezione dei dati per le aziende europee. La conformità al GDPR è oggi una responsabilità trasversale che coinvolge l’intera struttura aziendale. Questo articolo ti offre un’utile checklist per capire dove intervenire e prevenire rischi e sanzioni.
1. Comprendere cosa si intende per dati personali
Il GDPR si applica a qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, a prescindere dalla tecnologia utilizzata. Questo include:
- dati raccolti online (form, cookie, strumenti analitici);
- dati digitalizzati provenienti da archivi cartacei;
- informazioni su clienti, dipendenti, fornitori, candidati.
Se l’informazione riguarda una persona, è soggetta al GDPR.
2. Nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), se obbligatorio
Le aziende che effettuano trattamenti sistematici su larga scala o che gestiscono dati particolari devono designare un DPO. Questo ruolo è centrale per:
- agire da punto di contatto con il Garante per la protezione dei dati personali;
- monitorare il rispetto della normativa;
- sensibilizzare il personale e fornire pareri sulla gestione dei dati.
3. Mappare e classificare i dati personali
Prima di proteggere i dati, devi conoscerli. Sapere quindi quali dati tratti e dove si trovano. Ecco cosa devi fare:
- censire le banche dati interne (server, cloud, dispositivi locali);
- classificare per tipo e sensibilità (es. dati identificativi, sanitari, biometrici);
- associare i dati e le finalità di trattamento (marketing, gestione dipendenti, compliance, ecc.).
Questo è il primo passo per applicare in modo corretto i principi di minimizzazione, conservazione e mantenere i dati al sicuro.
4. Condurre una valutazione di conformità al GDPR
Per evitare errori o sanzioni, ogni azienda dovrebbe eseguire:
- una gap analysis rispetto ai requisiti del GDPR;
- valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per trattamenti ad alto rischio;
- un controllo su processi interni e fornitori esterni che trattano dati per conto tuo.
Una fotografia completa della situazione è la base per costruire un piano di adeguamento efficace.
5. Implementare meccanismi solidi di consenso
Il GDPR richiede consenso libero, informato, esplicito e documentabile. Questo significa:
- nessun utilizzo di caselle pre-selezionate o silenzi assensi;
- indicazione chiara dello scopo del trattamento;
- possibilità di revoca del consenso in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui è stato dato.
I tuoi sistemi devono essere pronti a gestire questi aspetti in modo automatizzato e tracciabile.
6. Garantire i diritti degli interessati
Ogni persona ha diritto a:
- conoscere quali dati la riguardano;
- ottenerne la rettifica o cancellazione;
- limitarne l’uso o opporsi al trattamento;
- ottenere una copia dei dati.
Le aziende devono predisporre procedure rapide e trasparenti per gestire queste richieste entro i termini previsti.
7. Aggiornare le privacy policy e rivedere i contratti
Il GDPR impone la massima trasparenza verso gli utenti. Ogni aziende deve:
- scrivere una privacy policy chiara e facilmente accessibile;
- includere tutte le finalità del trattamento e i diritti degli interessati;
- rivedere i contratti con fornitori e partner che trattano dati, assicurandoti che rispettino la normativa e prevedano obblighi precisi (notifica violazioni, responsabilità, ecc.).
8. Creare un protocollo di gestione dei data breach
La normativa obbliga a notificare le violazioni dei dati personali entro 72 ore dal momento in cui ne vieni a conoscenza. È quindi fondamentale:
- costituire un team interno per la risposta agli incidenti;
- definire procedure per identificare, contenere e documentare le violazioni;
- prepararsi con simulazioni periodiche e piani di comunicazione verso gli utenti e il Garante.
9. Formare i dipendenti
Il GDPR non è solo tecnologia: riguarda anche le persone. Serve formare tutto il personale che tratta dati, in particolare:
- chi gestisce risorse umane;
- chi cura il marketing;
- chi lavora su sistemi e infrastrutture informatiche.
La formazione è uno degli strumenti più efficaci per prevenire errori e responsabilità aziendali.
10. Investire in tecnologia e sicurezza
Il GDPR richiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Le soluzioni più comuni includono:
- Data Loss Prevention (DLP): per monitorare e bloccare la diffusione non autorizzata di dati sensibili;
- crittografia e tokenizzazione: per proteggere i dati in caso di accessi non autorizzati;
- sistemi intelligenti di rilevamento delle minacce: per identificare e neutralizzare attacchi in tempo reale.
Il GDPR non è solo un obbligo, è un’opportunità
Rispettare il GDPR ti permette di:
- costruire fiducia con clienti e stakeholder;
- ottenere un vantaggio competitivo, soprattutto nei settori più regolamentati;
- rafforzare la governance aziendale, migliorando i processi e la gestione dei dati.
Come Seqrite può aiutarti nel percorso di conformità
Seqrite mette a disposizione delle aziende italiane soluzioni concrete per supportare l’adeguamento al GDPR:
- crittografia e controllo degli accessi per proteggere le informazioni sensibili;
- Data Loss Prevention (DLP) per prevenire la fuoriuscita non autorizzata dei dati;
- protezione degli endpoint con sistemi avanzati on-premise e cloud
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