Nell’attuale contesto normativo, la conformità non è più una semplice formalità burocratica, ma una necessità strategica. Le aziende di tutti i settori sono tenute a proteggere i dati sensibili e rispettare gli obblighi in materia di privacy in modo tale da evitare pesanti sanzioni. Tuttavia, nonostante si parli tanto di “data discovery” e di “preparazione alla conformità”, continua ad esserci una lacuna fondamentale: i dati invisibili, ovvero le informazioni di cui le aziende dispongono ma di cui non sono a conoscenza.
Un mito da sfatare: i dati sensibili risiedono solo nei database
Molte aziende operano partendo dal presupposto errato che le informazioni sensibili siano conservate esclusivamente in archivi strutturati quali database, piattaforme ERP o sistemi CRM. Sebbene sia vero che questi sistemi contengano grandi quantità di dati personali e finanziari, essi non rappresentano l’intero quadro.
Realtà dei fatti: i dati sensibili sono spesso presenti negli endpoint, nelle piattaforme condivise e in archivi dimenticati. Si pensi ai documenti che possiedono le risorse umane su un laptop, ai dettagli dei clienti contenuti in una cartella condivisa o ai report finanziari presenti negli archivi email. Questi sono obiettivi primari per le violazioni e spesso sfuggono ai controlli di conformità perché si trovano al di fuori delle fonti di dati “ufficiali”.
Mito vs realtà: perché i dati strutturati non sono tutto
Sì, le fonti strutturate come i database SQL consentono il controllo centralizzato degli accessi e l’auditing. Tuttavia, i rischi di conformità non si limitano ai dati strutturati. I dati non strutturati e quelli degli endpoint possono essere molto più pericolosi perché:
- sono più difficili da tracciare;
- spesso aggirano le politiche IT;
- vengono replicati in più luoghi senza alcuna supervisione.
Quando le aziende si concentrano esclusivamente sui dati strutturati, rischiano di trascurare fino al 50-70% delle loro informazioni sensibili.
Discovery incompleta: le sfide
Senza una data discovery completa —che copra ambienti strutturati, non strutturati e gli endpoint—le aziende affrontano diverse sfide:
- gap di conformità – il GDPR richiede che si sappia dove si trovano tutti i dati personali. Se alcuni dati vengono tralasciati, i report di conformità risulteranno incompleti.
- aumento del rischio di violazione – i criminali informatici sfruttano i punti di accesso più facili, spesso prendendo di mira gli endpoint e le condivisioni di file poco protette.
- rimedi inefficienti – senza sapere dove risiedono i dati, i team di sicurezza non possono rimuoverli, crittografarli o nasconderli efficacemente.
- indagini costose – le analisi forensi post-violazione diventano più lente e costose quando le posizioni dei dati sono sconosciute.
L’importanza di individuare i dati ovunque si trovino
Un’azienda realmente conforme sa dove risiede ogni singolo dato sensibile, indipendentemente dal formato o dalla posizione. Ciò significa estendere le capacità di individuazione a:
- Dati strutturati
- Dove risiedono: database, ERP, CRM e sistemi transazionali.
- Perché sono importanti: contengono record fondamentali per l’azienda, come le informazioni personali dei clienti, i dati di pagamento e le cartelle cliniche.
- Rischi se vengnono ignorati: mancata conformità alle richieste dei diritti degli interessati; reportistica imprecisa.
- Dati non strutturati
- Dove si trovano: file server, SharePoint, Teams, Slack, archivi e-mail, cloud storage.
- Perché sono importanti: contengono contratti, documenti di identità scansionati, report e documenti sensibili in formati liberi.
- Rischi se vengono ignorati: più difficili da monitorare, controllare e proteggere a causa dell’archiviazione dispersa.
- Dati degli endpoint
- Dove si trovano: laptop, desktop, dispositivi mobili (Windows, Mac, Linux).
- Perché sono importanti: i dipendenti spesso archiviano copie di lavoro di file sensibili a livello locale.
- Rischi se vengono ignorati: il furto, la perdita o la compromissione dei dispositivi può esporre informazioni critiche.
Esempi reali di rischi di conformità derivanti da dati invisibili
- Settore sanitario: un’indagine su una violazione in un ospedale ha rivelato che le cartelle cliniche dei pazienti erano archiviate sul laptop di un medico, che non era mai stato collegato ai sistemi ufficiali. Sono seguite multe ai sensi del GDPR.
- Settore bancario e finanziario: un audit ha rilevato la presenza di moduli di richiesta di prestito contenenti informazioni personali dei clienti su un’unità condivisa, accessibile agli stagisti.
- Settore retail: durante una valutazione PCI DSS, un framework di standard di sicurezza progettato per salvaguardare i dati e le transazioni delle carte di credito, sono stati scoperti vecchi file CSV contenenti dati dei titolari di carte di credito in una cartella cloud inutilizzata.
- Settore pubblico: documenti sensibili relativi ai cittadini vengono inviati tramite e-mail tra i vari dipartimenti, aggirando i sistemi di trasferimento sicuro dei documenti, e vengono successivamente esposti ad attacchi di phishing.
Colmare il divario: un approccio proattivo alla Data Discovery
L’unico modo per eliminare i rischi invisibili legati ai dati è implementare strumenti completi di individuazione e classificazione dei dati che eseguano la scansione su server, piattaforme cloud ed endpoint. In questo modo è possibile rilevare automaticamente i contenuti sensibili ovunque si trovino.
Questo approccio proattivo supporta la conformità normativa, migliora la resilienza alle violazioni, riduce lo stress legato agli audit e garantisce che le politiche di governance dei dati siano significative nella pratica, non solo sulla carta.
Conclusione
La conformità non riguarda solo la protezione dei dati di cui si conosce l’esistenza, ma anche l’individuazione di quelli che non si conoscono. Dai server agli endpoint, le aziende hanno bisogno di una visibilità end-to-end per proteggersi dai rischi invisibili e soddisfare le rigorose leggi odierne in materia di protezione dei dati. Seqrite consente alle aziende di ottenere una visibilità completa dei dati, dai server agli endpoint, garantendo la conformità e riducendo i rischi. Scopri come possiamo aiutarti a individuare ciò che conta di più.
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